불용 전산장비 자산처리 끝났다면 HDD·SSD 데이터파기도 확인했나요?

불용 전산장비 자산처리 끝났다면 HDD SSD 데이터파기도 확인했나요?

“자산처리 끝났으니 장비만 빼면 됩니다.”

불용 PC나 노트북에 들어있는 하드디스크, 서버 장비를 정리할 때 이렇게 진행되는 경우가 있습니다.
하지만 자산대장에서 장비가 빠졌다고 해서 HDD SSD 안의 업무자료까지 사라진 것은 아닙니다.

장비를 매각·폐기·반납·재사용하기 전에는 HDD·SSD 수량과 데이터파기 방식을 따로 확인해야 합니다.

자산처리는 장비를 관리대장에서 정리하는 절차이고, 데이터파기는 저장장치 안에 남은 자료를 처리하는 절차입니다.
장비가 장부에서 사라졌다고 해서 데이터까지 사라진 것은 아닙니다.

불용 전산장비 자산처리 후 HDD와 SSD 저장장치를 바코드로 확인하는 지유넷 직원과 전산 담당자 모습

 

 

자산처리 완료가 데이터파기 완료는 아닙니다

회사나 기관에서 불용 전산장비를 정리할 때는 보통 장비 목록부터 확인합니다.

자산번호, 장비명, 사용자, 부서, 반납 여부, 폐기 여부를 정리하고 자산번호 말소나 회계상 폐기 처리를 진행합니다.

그래서 자산번호 말소나 회계상 폐기 처리가 끝나면, 저장장치 안의 자료까지 함께 처리됐다고 착각하기 쉽습니다.

하지만 자산처리는 장비의 행정 처리이고, 데이터파기는 HDD·SSD 안에 남은 자료를 처리하는 작업입니다.
두 가지를 같은 일로 보면 안 됩니다.

자산처리가 끝난 불용 PC와 노트북이 전산장비 보관실 선반에 정리되어 있는 모습

 

 

장비 목록에는 1대, 저장장치는 여러 개일 수 있습니다

불용 전산장비 자산처리에서는 “PC 1대”, “노트북 1대”, “서버 1대”처럼 장비 단위로 정리되는 경우가 많습니다.

하지만 실제 데이터는 장비 본체가 아니라 저장장치에 남습니다.

자산대장은 장비를 세지만, 정보 유출 위험은 저장장치에서 발생합니다.

PC 안에 HDD 1개만 있을 수도 있지만, SSD와 HDD가 함께 들어 있는 경우도 있습니다.
노트북에는 SSD가 들어 있을 수 있고, 서버나 NAS 장비에는 여러 개의 HDD·SSD가 장착되어 있을 수 있습니다.

자산대장에는 장비 번호만 남아 있어도, 저장장치 수량이나 시리얼 번호가 따로 기록되지 않으면 나중에 어떤 HDD·SSD가 어떻게 처리됐는지 확인하기 어려워질 수 있습니다.

불용 PC나 노트북에는 업무문서, 견적서, 계약서, 고객명단, 회계자료, 메일 첨부파일, 다운로드 파일이 남아 있었을 수 있습니다.

퇴사자가 사용하던 장비라면 인수인계 자료, 메신저 다운로드 파일, 클라우드 동기화 폴더, 원격접속 설정, 브라우저 저장 파일까지 확인 대상이 될 수 있습니다.

불용 PC 본체 내부에서 HDD와 SSD 저장장치를 분리해 수량을 확인하는 작업 장면

 

 

매각·폐기·반납·재사용 뒤에는 확인이 더 어려워집니다

자산처리가 끝난 장비는 이후 매각, 폐기, 반납, 재사용 단계로 넘어갑니다.

이때 HDD·SSD 데이터파기가 확인되지 않았다면 업무자료가 남은 저장장치가 외부로 나가거나 다른 사용자에게 넘어갈 수 있습니다.

매각하는 장비라면 중고시장으로 유통될 수 있습니다.
폐기하는 장비라면 저장장치가 분리되지 않은 채 반출될 수 있습니다.
리스 반납 장비라면 본체는 반납됐지만 내부 HDD·SSD 처리 여부가 따로 남지 않을 수 있습니다.
재사용 장비라면 다른 부서나 다른 직원에게 지급될 수 있습니다.

자산처리 이후에는 장비의 위치뿐 아니라 관리 주체도 바뀔 수 있습니다.
장비의 위치가 바뀌면 저장장치 상태를 직접 확인할 수 있는 기회가 줄어듭니다.

장비는 정리됐지만 데이터가 남아 있다면, 문제는 자산관리 단계가 아니라 정보보안 단계에서 발생합니다.

자산번호 말소나 회계상 폐기 처리가 끝났더라도 HDD·SSD 데이터파기가 확인되지 않으면 정보 유출 위험은 남을 수 있습니다.

 

 

 

자산처리 전 HDD·SSD에서 먼저 봐야 할 것

불용 전산장비를 매각·폐기·반납·재사용하기 전에는 아래 내용을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

• 자산대장 장비 목록과 실제 장비 수량이 맞는지
• 장비별 HDD·SSD 수량이 확인됐는지
• 저장장치 확인 담당자가 정해져 있는지
• 저장장치 시리얼 번호를 기록해야 하는지
• 외장하드, USB, 백업디스크가 함께 사용됐는지
• 매각, 폐기, 반납, 재사용 중 어떤 처리 방식인지
• 포맷, 보안삭제, 물리파쇄 중 어떤 방식으로 처리할지 정했는지
• 데이터파기 확인서에 저장장치 수량과 처리 방식이 남는지
• 장비 반출 전에 저장장치 분리 여부를 확인했는지

불용 전산장비에서 정보 유출 위험은 자산처리가 늦어서 생기는 것이 아닙니다.

자산처리와 데이터파기를 같은 절차로 봤을 때 커질 수 있습니다.

장비 정리 전에 먼저 확인할 것은 자산번호가 아니라, 그 장비 안에 들어 있던 HDD·SSD입니다.

불용 전산장비에서 분리한 HDD SSD 외장하드 USB를 종류별로 정리하고 바코드로 확인하는 모습

 

 

이미 자산처리가 끝났다면 어디부터 확인해야 할까

이미 자산처리가 끝났다면 먼저 장비가 내부에 남아 있는지, 업체로 반출됐는지, 매각·폐기·반납·재사용 절차로 넘어갔는지 확인해야 합니다.

아직 내부에 보관 중이라면 HDD·SSD 수량과 저장장치 상태를 다시 확인하는 것이 좋습니다.

이미 매각 업체나 폐기 업체에 넘긴 상태라면 저장장치 포함 여부, 보안삭제 또는 물리파쇄 진행 여부, 확인서 발급 가능 여부를 확인해야 합니다.

가능하다면 장비 관리번호와 저장장치 시리얼 번호 기준으로 기록이 남아 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

기록이 없다면 이후 확인이 어려울 수 있으므로, 다음 자산처리부터는 장비 목록과 저장장치 목록을 따로 정리하는 것이 좋습니다.

자산처리가 끝난 전산장비의 HDD와 SSD를 보안삭제 또는 파쇄 전 최종 확인하는 장면

 

 

불용 전산장비는 장비보다 저장장치 기준으로 봐야 합니다

불용 전산장비를 정리할 때는 자산대장과 함께 저장장치 기준도 따로 봐야 합니다.

장비가 관리대장에서 빠졌는지보다 중요한 것은 그 안에 있던 HDD·SSD가 어떤 방식으로 처리됐는지입니다.

지유넷에서는 업무용 PC, 노트북, 외장하드, SSD, HDD, NAS, 서버 저장장치의 상태와 처리 목적을 확인한 뒤 데이터파기, 보안삭제, 물리파쇄 방향을 안내합니다.

불용 전산장비 자산처리를 진행해야 하는 상황이라면 장비 이동이나 매각 처리 전에 저장장치 수량, 사용 이력, 데이터파기 방식부터 확인하는 것이 좋습니다.

지유넷
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